Haben Sie schon einmal versucht, einen Prozess zu verbessern und sind dabei auf unerwarteten Widerstand gestoßen? Dieses Phänomen ist in vielen mittleren und großen Unternehmen beobachtbar.
Was bedeutet das für die Person mit der Idee? Eine Ingenieurin in der Produktentwicklung sagte mir auf die Frage hin „ … das muss doch aufgefallen sein, dass das so keinen Sinn mehr macht! Ich bin seit über 10 Jahren in der Firma und habe viele Verbesserungsvorschläge gemacht. Einige wurden sofort abgelehnt, die anderen verliefen im Sande. Irgendwann verliert man die Lust und macht nur noch seinen Job.“
Einfluss auf die Organisation
Effizienzsteigerung für interne Prozesse lassen sich in zwei Kategorien einteilen:
Vereinfachung eines bestehenden Prozesses durch Teilautomatisierung, d.h. Aufgaben entfallen, Verantwortlichkeiten werden dadurch gegebenenfalls anders geschnitten. Das erzeugt natürlich Widerstände bei den betroffenen Mitarbeitern und Führungskräften.
Neugestaltung oder Reengineering: Die Rahmenbedingungen haben sich über die Zeit schleichend verändert, der Prozess passt nicht mehr zur Realität und ist nun ineffektiv.
In der Regel wird aber nur das „lokale“ unmittelbare Problem erkannt und dazu Verbesserungen vorgeschlagen. Ändert man aber einen „Teil“-Prozess, ändern sich auch die Schnittstellen sowohl im persönlichen Arbeitsumfeld als auch zwischen Abteilungen. Was sich wiederum wie ein Domino-Effekt auf deren Prozesse und Schnittstellen auswirkt. Wie wenn Sie ein Puzzleteil herausnehmen und es um 90 Grad drehen. So kann es aber nicht mehr eingefügt werden – es geht nur, wenn das gesamte Puzzle ebenfalls gedreht wird.
D.h. lokale Verbesserungen haben Auswirkungen auf die Schnittstellen zu den angrenzenden Bereichen und darüber hinaus – es passt alles nicht mehr zusammen. Dadurch wird unmittelbar ein „Anpassungsdruck“ ausgeübt, auf den die Betroffenen nicht vorbereitet sind und Widerstand auslöst.
In der Praxis werden dann oft große Kompromisse ausgehandelt, was aber die Effizienzsteigerung gegenüber der ursprünglichen Idee erheblich kleiner und leider nicht selten alles noch komplizierter macht.
Das Paradoxon:
Das Management will Effizienz, die Mitarbeiter kennen die Schwachstellen, aber die Organisation stabilisiert sich selbst – Verbesserungen nur schwer umsetzbar!
Lösungsansatz:
Um eine lernende Organisation zu fördern und die Effektivität kontinuierlich noch mehr zu steigern, sind neutrale und umfassende Prüfungen der Verbesserungsvorschläge End to End notwendig. Unabhängige Business Architekten können Verbesserungsvorschläge auf allen Ebenen (Organisation, Rollen, Prozesse und Datenstrukturen) bewerten, das Top-Management beraten, Entscheidungsvorlagen erstellen und die Implementierung übergreifender Lösungen koordinieren. Dies führt zu ganzheitlichen Verbesserungen in der gesamten Organisation.
Schreiben Sie mir einfach, wenn Sie mehr Informationen möchten.